Hoe zit het ook alweer met een bonusregeling (deel 1): het belang van een schriftelijke bonusregeling

Werkgevers kunnen bepalen of zij hun werknemers een bonus toekennen, en zo ja, onder welke voorwaarden. Zo kan een bonus bijvoorbeeld afhankelijk zijn van individuele prestaties, specifieke targets, de winst of omzet van een bedrijf. In een bonusregeling kan ook een discretionaire bevoegdheid zijn opgenomen op basis waarvan de werkgever kan bepalen of een werknemer aanspraak maakt op een (deel van de) bonus. Dat het belangrijk is dat de voorwaarden voor een bonus vooraf bij werknemers bekend zijn, bleek recent weer uit twee uitspraken waarin werknemers met succes aanspraak maakten op een bonus die hun werkgevers niet wilden uitbetalen. In deel 1 van een reeks met blogs over de bonusregeling bespreken we het belang van een schriftelijke bonusregeling.

Verplichting om een bonusregeling schriftelijk vast te leggen

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om werknemers schriftelijk te informeren over het loon (art. 7:655 lid 1 sub h BW). Deze informatieplicht geldt ook voor een bonusregeling dat onderdeel vormt van het loon. Als een werkgever niet of onvoldoende voldoet aan de informatieplicht kan dat gevolgen hebben voor de bewijslastverdeling. Vaak wordt een werknemer die in bewijsnood komt als gevolg van het niet-naleven van de informatieplicht door de werkgever tegemoet gekomen.

Zo werd recent door gerechtshof Den Haag geoordeeld dat eventuele onduidelijkheden in een bonusregeling voor risico van de werkgevers kwamen. Partijen hadden een geschil over de inhoud van een (niet schriftelijk vastgelegde) bonusregeling. Werkgevers stelden achteraf dat bepaalde werknemers niet aan de voorwaarden voor het recht op bonus hadden voldaan, maar konden niet bewijzen dat deze voorwaarden onderdeel waren van de bonusregeling. Bij de berekening van de bonus die de werknemer vorderde werd daarom geen rekening gehouden met de door de werkgever gestelde beperkende voorwaarden.

Bonusbepaling van toepassing verklaren op de arbeidsovereenkomst 

Als een bonusregeling in een personeelshandboek staat moet worden afgesproken dat het personeelshandboek en de daarin opgenomen bonusregeling van toepassing zijn op de arbeidsovereenkomst. Daarnaast moet de werknemer een kopie van het personeelshandboek ontvangen. Anders kan er niet van uit worden gegaan dat de bonusregeling is overeengekomen.

Dit speelde ook in de zaak bij het gerechtshof Den Haag. Het personeelshandboek was niet overeengekomen. Een verwijzing naar de bonusregeling in het personeelshandboek, waaruit volgens de werkgever moest blijken dat de werknemer niet onder de werkingssfeer van de bonusregeling viel, ging daarom niet op. Het mocht de werknemer dan ook niet worden tegengeworpen dat zij hiermee bekend had moeten zijn.

De voorwaarden voor toekenning van een bonus moeten kenbaar en inzichtelijk zijn

In een andere zaak bij kantonrechter Utrecht werd de arbeidsovereenkomst van een werknemer, die sinds 1 december 2018 als commercieel medewerker werkzaam was, tegen 1 juli 2024 opgezegd. De werknemer liep vervolgens een one-time special bonus mis die in augustus 2024 (en dus pas na uitdiensttreding door de werknemer) werd uitbetaald.

Partijen hadden een geschil over de vraag of de werknemer nog wel recht had op de bonus ondanks dat zij op het moment van uitbetaling daarvan niet meer bij de werkgever in dienst was. De werknemer was van mening dat de CEO op 3 juni 2024 een onvoorwaardelijke en ondubbelzinnige toezegging had gedaan dat (ook) aan haar een eenmalige bonus uitbetaald zou worden voor bewezen diensten in het kader van een transactie en de daaraan voorafgaande zeven jaren. De werkgever stelde zich daarentegen achteraf op het standpunt dat aan de bonusregeling twee voorwaarden waren verbonden waar de werknemer niet aan voldeed. De werknemer liet het er niet bij zitten en vorderde alsnog uitbetaling van de ‘eenmalige succesbeloning’.

De kantonrechter oordeelde dat de werkgever voorwaarden mag verbinden aan het toekennen van de bonus, maar deze voorwaarden dan wel vooraf kenbaar en inzichtelijk moeten zijn voor werknemers. In dit geval was niet voldaan aan de eisen van kenbaarheid en inzichtelijkheid, omdat de door de werkgever aan de bonustoekenning gestelde voorwaarden voor meerdere uitleg vatbaar waren. De werknemer had daarom toch recht op de bonus ondanks dat zij niet meer in dienst was op het moment van uitbetalen.

Conclusie 

Een bonusregeling moet schriftelijk worden vastgelegd. Voorwaarden die een werkgever verbindt aan het toekennen van een bonus moeten vooraf kenbaar en inzichtelijk zijn. Werkgevers doen er dus verstandig aan om op voorhand duidelijke en schriftelijke afspraken over een bonus te maken en de bonusregeling van toepassing te verklaren op de arbeidsovereenkomsten met werknemers.