Hoe zit het ook alweer met een bonusregeling (deel 2): discretionaire bevoegdheid van werkgevers bij bonusregelingen

Eerder ging het over het belang van een schriftelijke bonusregeling. In deel 2 van onze reeks met blogs over de bonusregeling gaan we in op een in de praktijk veel voorkomend onderdeel van bonusregelingen, namelijk de discretionaire bevoegdheid van werkgevers. De discretionaire bevoegdheid kan bijvoorbeeld zien op de vraag of een werknemer in aanmerking komt voor (een deel van) een bonus en wordt getoetst aan de maatstaven van goed werkgeverschap.

Discretionaire bevoegdheid bij een bonusregeling

Werkgevers kunnen een bepaalde beoordelingsvrijheid voorbehouden in een bonusregeling. Deze discretionaire bevoegdheid kan verschillende vormen hebben. Het toekennen van een bonus kan volledig aan de discretionaire bevoegdheid van de werkgever worden overgelaten, maar die bevoegdheid kan ook alleen betrekking hebben op de hoogte van de bonus.

Toetsingsmaatstaf voor (het gebruik van) de discretionaire bevoegdheid

De discretionaire bevoegdheid en het gebruik daarvan door werkgevers worden getoetst aan de maatstaven van goed werkgeverschap, waarbij ook het zorgvuldigheids-, vertrouwens-, motiverings- en evenredigheidsbeginsel van belang zijn.

Van een werkgever wordt een grote mate van zorgvuldigheid verwacht bij de uitvoering van een bonusregeling. Het moet voor een werknemer duidelijk zijn welke voorwaarden gelden voor toewijzing, afwijzing of matiging van een bonus. Een werkgever moet deze voorwaarden in de praktijk toepassen en onderzoeken of een werknemer hieraan heeft voldaan. Een werkgever die met een beroep op de discretionaire bevoegdheid besluit om een bonus niet uit te keren of te matigen, moet die beslissing motiveren en (het vermoeden van) willekeur voorkomen.

Als een werknemer aan alle bonusvoorwaarden voldoet dan kan de werkgever in beginsel geen gebruik meer maken van de discretionaire bevoegdheid, tenzij – in een uitzonderlijk geval – sprake is van bijkomende omstandigheden die geen onderdeel zijn van de overeengekomen bonusvoorwaarden. Dit is recent toegelicht.

Voorbeelden uit de praktijk

In de praktijk zien we met name dat problemen ontstaan als werkgevers een beroep doen op een discretionaire bevoegdheid die niet schriftelijk is overeengekomen of onvoldoende duidelijk is. Het is dan aan een werkgever om de discretionaire bevoegdheid aan te tonen en eventuele onduidelijkheden hierover komen voor risico van de werkgever.

Bepalingen waarin staat dat een werknemer “misschien aanspraak kan maken” op een bonus of “na besluit van de directie” een bonus kan krijgen, kwalificeren in principe niet als een discretionaire bevoegdheid. Hetzelfde geldt voor een bepaling waaruit blijkt dat een werknemer uit de toekenning van een bonus voor de toekomst geen verwachting mag ontlenen, al kan dat wel voorkomen dat een werknemer een verworven recht krijgt op een bonus (zie hierna).

Tot slot kan een discretionaire bevoegdheid die is beperkt tot het naar boven of beneden bijstellen van een bonus niet worden gebruikt als volledig discretionaire bevoegdheid bij het wel of niet uitbetalen van een bonus, zo bleek uit een zaak bij Rechtbank Rotterdam.

Discretionaire bevoegdheid of toch een (verworven) arbeidsvoorwaarde?

Een (in eerste instantie) discretionaire bonus kan onder omstandigheden een verworven recht worden en daarmee een arbeidsvoorwaarde waar een werknemer aanspraak op kan (blijven) maken. Welke gevolgen dit heeft voor de mogelijkheid tot eenzijdig wijziging van een bonusregeling bespreken we in deel 3 van deze reeks.

Recent speelde bij de kantonrechter in Tilburg een zaak waarbij partijen het niet eens waren over de vraag of een bonus een (verworven) arbeidsvoorwaarde was. De werknemer in deze zaak ontving al sinds 2010 telkens aan het eind van het jaar een bonus ter hoogte van een halve dertiende maand totdat de werkgever hiermee stopte vanwege tegenvallende bedrijfsresultaten. De werkgever beriep zich op een voorbehoud dat in het functionerings- en beoordelingsformulier was gemaakt, maar waar geen overeenstemming over was bereikt. De kantonrechter oordeelde dat in dit geval sprake was van een arbeidsvoorwaarde, omdat de werkgever al langere tijd structureel een bonus uitbetaalde aan een specifieke groep werknemers, steeds op vaste momenten en zonder uitzondering, en daarbij nooit duidelijk heeft gemaakt dat de bonus onverplicht was.

Tips voor de praktijk

We sluiten deze blog af met een aantal tips over de bonusregeling:

• • Kom een duidelijke en schriftelijke bonusregeling overeen met werknemers, verduidelijk waar de discretionaire bevoegdheid op ziet en maak eventuele bonusvoorwaarden concreet. Let wel op: hoe concreter de bonusvoorwaarden, hoe lastiger het beroep op een discretionaire bevoegdheid.
  • Maak vooraf én bij het toekennen van een discretionaire bonus duidelijk dat dit niet betekent dat een werknemer in de toekomst ook recht heeft op een bonus.
  • Motiveer een besluit tot afwijzing of matiging van een bonus dat op basis van de discretionaire bevoegdheid wordt gemaakt.

Deze blog is samen geschreven met onze oud-collega Manon Vermeulen.