Help, mijn werknemer wil een sabbatical. Waar moet ik op letten?

Sinds 1 juli is onze collega, Manon Vermeulen, voor 4,5 maand vertrokken naar Zuid-Amerika. Deze blog gaat daarom over de arbeidsrechtelijke aspecten van een sabbatical: waar moeten werkgevers bij het beoordelen van een verzoek om een sabbatical op te nemen rekening mee houden? Lees in deze blog ook vijf handige tips!

Heeft een werknemer recht op een sabbatical?

Een ‘sabbatical’ is geen in de wet gedefinieerd begrip. Het is een term die wordt gebruikt voor een lange periode van (onbetaald) verlof. Een wettelijk recht op een sabbatical bestaat niet. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen hierover wel afspraken zijn gemaakt. Er zijn ook werkgevers die de mogelijkheid van een sabbatical als een arbeidsvoorwaarde aanbieden en hiervoor beleid hebben opgesteld. Zo kunnen werknemers van de ABN AMRO Bank bijvoorbeeld een gedeeltelijk betaalde sabbatical van maximaal zes maanden opnemen.

Een verzoek om een sabbatical: weigeren of goedkeuren?

Een verzoek van een werknemer om een sabbatical op te nemen moet binnen de kaders van goed werkgeverschap (een belangenafweging) en conform eventuele afspraken uit de cao, arbeidsovereenkomst en/of intern beleid worden behandeld. Op basis van dat kader kan een werkgever een verzoek weigeren of (gedeeltelijk) goedkeuren. Een eenmaal goedgekeurd verzoek kan slechts onder bijzondere omstandigheden nog ingetrokken of gewijzigd worden. Een werkgever doet er verstandig aan tijdig en proactief in gesprek te gaan met een werknemer om tot een passende oplossing te komen, daarbij een zorgvuldige belangenafweging te maken en dit toe te lichten als dat leidt tot weigering van het verzoek.

De goedkeuring van één verzoek betekent overigens niet meteen dat een werkgever alle aanvragen voor een sabbatical moet goedkeuren. Het uitgangspunt is dat gelijke gevallen gelijk behandeld moeten worden. Op het oog gelijke gevallen worden echter niet snel als gelijke gevallen in juridische zin beoordeeld.

Easyjet moest ‘career break’ volgens de rechter goedkeuren

Een werknemer van Easyjet vroeg tijdig om een ‘career break’ van drie maanden op basis van de Easyjet-cao. De cao kent een recht op onbetaald verlof in de vorm van een ‘career break’ binnen een bepaalde periode (het winterseizoen). In de cao staat ook: “Een verzoek voor non-activiteit is uitsluitend onderworpen aan het oordeel en de beslissing van de werkgever”. Easyjet wijst het verzoek van de werknemer af.

De rechter beoordeelt de vraag of Easyjet zich als goed werkgever gedroeg door het verzoek af te wijzen door middel van een belangenafweging. De belangenafweging valt uit in het voordeel van de werkneemster. De rechter overweegt dat het belang van de werknemer bij behoud van haar baan en het volgen van het uitwisselingsprogramma evident is. Verder was geen sprake van een door de werkgever gevreesd precedent omdat dit een unieke situatie was waarin ook een fout was gemaakt met betrekking tot verlofdagen van de werknemer. De werkgever heeft ten slotte onvoldoende aangetoond dat zij door de ‘career break’ in de problemen zou komen.

Aandachtspunten voor werkgevers: 5 tips!

1. Geen wettelijk recht, wel een belangenafweging maken

Een sabbatical is – tenzij anders bepaald in een cao of arbeidsovereenkomst – geen wettelijk recht voor werknemers. Dat betekent echter niet dat een verzoek altijd afgewezen kan worden, zo leert de hierboven genoemde uitspraak. Bespreek daarom het verzoek met de werknemer en onderbouw het besluit om het verzoek wel/niet toe te kennen.

2. Bespreek de gevolgen met de werknemer

Indien de werknemer tijdens de sabbatical onbetaald verlof opneemt, heeft dat gevolgen voor de werknemer. Zo stopt de opbouw van vakantiedagen en is de werkgever niet meer verplicht het pensioen door te betalen. Daarnaast kan het consequenties hebben voor onder andere uitkeringen, toeslagen, targets en bonussen.

3. Maak vooraf duidelijke afspraken en leg deze schriftelijk vast

Maak voorafgaand aan (de goedkeuring van) de sabbatical duidelijke afspraken met de werknemer. Enkele onderwerpen om te bespreken en afspraken over te maken zijn:

De duur en periode van de sabbatical, mogelijk in combinatie met het opnemen van vakantiedagen.
Gevolgen voor de werknemer, met name in het geval van onbetaald verlof.
De overdracht van werkzaamheden voor vertrek.
Terugkeer naar het werk in verschillende situaties, zoals: gepland, vroegtijdig of in geval van ziekte.
Het werkgeversdeel pensioen om een pensioentekort te voorkomen. Eventueel bijstellen van targets.
Wat te doen bij een negatief reisadvies vanuit de overheid.

4. Zorg tijdig voor overdracht en vervanging (indien nodig)

Indien nodig, zorg ervoor dat op tijd een vervanger is gevonden die het werk van de werknemer kan overnemen. Dit kan een interne medewerker(s) zijn, maar er kan ook een nieuwe (tijdelijke) medewerker/interim worden geworven. Start verder tijdig met de overdracht van werkzaamheden.

5. Denk na over beleid

Het vormgeven van intern beleid met kaders en voorwaarden kan nuttig zijn. Hierin kun je opnemen onder welke voorwaarden een werknemer een sabbatical kan aanvragen, voor hoe lang en/of gedurende welke periode van een kalenderjaar en de aanvraagprocedure. Een duidelijk beleid geeft werknemers richtlijnen en voorkomt mogelijk (langdurige) discussies.