De rol van de vertrouwenspersoon op de werkvloer

Werkgevers hebben de plicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Die verplichting ziet niet alleen op het voorkomen van ongelukken of fysieke schade: ook wanneer werknemers worden geconfronteerd met ongewenst gedrag, agressie of andere vormen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), moet de werkgever passende ondersteuning en nazorg bieden. De vertrouwenspersoon speelt daarin een belangrijke rol. Hoewel een wettelijke verplichting nog ontbreekt, ligt er wel een conceptwetsvoorstel bij de Eerste Kamer dat dit kan veranderen. Wat doet de vertrouwenspersoon precies, welke rol vervult hij binnen de organisatie en hoe staat het met het wetsvoorstel?

Juridisch kader: de Arbeidsomstandighedenwet

De zorgplicht van de werkgever volgt uit artikel 7:611 BW (goed werkgeverschap) en artikel 7:658 BW (werkgeversaansprakelijkheid). De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) vult deze zorgplicht verder in. Artikel 3 lid 2 Arbowet verplicht werkgevers tot een beleid dat is gericht op het tegengaan of beperken van PSA, zoals agressie, geweld, pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en werkdruk. Deze risico’s moeten worden opgenomen in de RI&E, met een plan van aanpak dat maatregelen bevat om PSA te voorkomen of te beperken. Verder moet de werkgever werknemers informeren over PSA-risico’s en over de geldende maatregelen, en toezien op naleving van instructies en afspraken (artikel 8 Arbowet).

Hoewel een vertrouwenspersoon nog niet wettelijk verplicht is, wordt deze in de toelichting op het Arbobesluit en door de Arbeidsinspectie gezien als een belangrijk onderdeel van adequaat PSA-beleid. Het ontbreken van een vertrouwenspersoon kan daarmee een tekortkoming zijn in de naleving van arboverplichtingen, zeker wanneer de aard van het werk verhoogde risico’s op PSA met zich meebrengt. In sectoren zoals de zorg is dit risico vaak aanzienlijk, waardoor het ontbreken van een vertrouwenspersoon extra problematisch kan zijn.

Soorten vertrouwenspersonen en hun rollen

Een vertrouwenspersoon kan zowel intern als extern worden aangesteld. Een interne vertrouwenspersoon combineert de rol van vertrouwenspersoon veelal met een primaire functie binnen de onderneming, waardoor hij of zij laagdrempelig te bereiken is en de persoon bekend is met de organisatie. Daarentegen loopt een interne vertrouwenspersoon vaker tegen rolconflicten of beperkingen in onafhankelijkheid aan. Een externe vertrouwenspersoon biedt meer afstand en deskundigheid, maar staat minder dicht op de organisatie en moet daarom goed vindbaar zijn voor de werknemers. Om deze reden kiezen veel organisaties voor een combinatie van beide varianten, zodat zowel de laagdrempeligheid als de onafhankelijkheid worden gewaarborgd.

De vertrouwenspersoon heeft drie belangrijke rollen binnen het PSA-beleid. Ten eerste is hij of zij het aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag en biedt een veilige plek om het incident te bespreken en vervolgstappen te verkennen. Daarnaast speelt de vertrouwenspersoon een preventieve rol door voorlichting te geven over gedragscodes, meldroutes en omgangsvormen. Tot slot heeft de vertrouwenspersoon een signaalfunctie. Aan de hand van trends – bijvoorbeeld op basis van meldingen – kan de vertrouwenspersoon het management van de betreffende organisatie adviseren over de knelpunten in cultuur en beleid. Daarmee draagt de vertrouwenspersoon zowel bij aan opvang en begeleiding na een incident als aan structurele verbetering van de sociale veiligheid binnen de organisatie.

Het wetsvoorstel: de stand van zaken

Al in 2023 stemde de Tweede Kamer in met het initiatiefvoorstel van toenmalig Kamerlid Maatoug dat werkgevers met tien of meer werknemers verplicht een onafhankelijke vertrouwenspersoon aan te stellen. Sinds oktober 2023 ligt het huidige voorstel bij de Eerste Kamer, maar verdere behandeling blijft uit en de verwachting is dat het voorlopig niet in stemming zal worden gebracht. Het ontbreken van een wettelijke verplichting ontslaat werkgevers echter niet van alle verantwoordelijkheid: volgens de Arbeidsinspectie bestaan er geen volwaardige alternatieven voor de rol van de vertrouwenspersoon. Andere maatregelen zijn mogelijk, maar missen doorgaans de unieke combinatie van deskundigheid, onafhankelijkheid en praktische ondersteuning. Juist daarom wordt de vertrouwenspersoon ook zonder de wettelijke verplichting gezien als een essentieel onderdeel van goed PSA-beleid.

Conclusie

De vertrouwenspersoon is uitgegroeid tot een cruciale schakel in het waarborgen van sociale veiligheid op de werkvloer. Waar de Arbowet werkgevers verplicht om PSA te voorkomen of te beperken, vormt de vertrouwenspersoon in de praktijk één van de meest effectieve manieren om die verantwoordelijkheid invulling te geven. De functie biedt niet alleen opvang en begeleiding na incidenten, maar draagt ook bij aan preventie en cultuurverandering. Ook al laat de wetgeving momenteel nog op zich wachten, doen organisaties er verstandig aan om nu al een goed functionerende vertrouwenspersoon aan te stellen en deze te verankeren in hun PSA-beleid. Dat is niet alleen wenselijk, maar ook een uiting van goed werkgeverschap.