17 april 2019 - Ilaha Muhseni

Vakantiedagen: registreren maar óók informeren

Het aanvragen, verwerken en bijhouden van vakantiedagen brengt voor werkgevers een flinke administratieve verplichting met zich. Hoewel dit bij vele werkgevers goed gaat door het bijhouden van de vakantiedagen via een vakantieregistratiesysteem, lijkt alleen registreren niet meer voldoende. Dit licht ik toe.

Uit twee recente uitspraken van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) volgt namelijk dat op werkgevers een actieve informatie- en zorgverplichting rust om een werknemer in staat te stellen vakantie op te nemen (C0684/16 en C-619/16). Indien een werkgever deze verplichting niet nakomt, vervallen wettelijke vakantiedagen mogelijk niet. Hetzelfde geldt (vermoedelijk) ook voor het verjaren van bovenwettelijke vakantiedagen.

Tot welk oordeel is het HvJ precies gekomen, wat zijn de gevolgen daarvan en hoe hiermee om te gaan? Lees hierna het antwoord op deze vragen.

Allereerst, hoe zat het ook alweer met de vakantiedagen?

Een werknemer heeft recht op vakantie van ten minste vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Dit worden de wettelijke vakantiedagen genoemd en deze vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Dus opgebouwde vakantiedagen uit 2018, vervallen op de laatste dag van juni 2019. Als de werknemer niet in staat is geweest om de wettelijke vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld door ziekte, vervallen deze dagen pas na vijf jaar. Daarnaast hebben werknemers doorgaans recht op enkele bovenwettelijke vakantiedagen. De aanspraak op bovenwettelijke vakantiedagen verjaart na vijf jaar.

Bij een einde van het dienstverband, pensionering, of overlijden van de werknemer moeten openstaande vakantiedagen worden uitbetaald.

De uitspraken van het HvJ

In de uitspraken van het HvJ betreft het een stagiair respectievelijk werknemer die bij het einde van het dienstverband een financiële vergoeding verzoeken voor niet opgenomen jaarlijkse vakantiedagen. De werkgever weigert dit verzoek, onder meer omdat gedurende het dienstverband geen vakantie is aangevraagd en niet gebleken is dat de werknemer niet in staat is geweest vakantie op te nemen.

Het HvJ komt tot het volgende oordeel:

– als een werknemer verzuimt vakantie op te nemen, verliest hij niet automatisch zijn recht op vakantie;

– een werkgever hoeft een werknemer niet te verplichten zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, maar moet die werknemer wel in staat stellen zijn vakantiedagen op te nemen;

– op een werkgever rust de verplichting om concreet en in alle transparantie ervoor te zorgen dat een werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft zijn jaarlijkse vakantie op te nemen;

– een werkgever moet een werknemer op precieze wijze en tijdig informeren dat wettelijke vakantiedagen komen te vervallen indien deze niet op tijd worden opgenomen;

– de bewijslast dat aan deze informatie- en zorgverplichting is voldaan rust op de werkgever en bestaat eruit dat de werknemer kennelijk welbewust en met volledige kennis van de gevolgen zijn jaarlijkse wettelijke vakantiedagen niet heeft opgenomen.

De gevolgen voor de praktijk

Deze twee uitspraken van het HvJ brengen een vrij vergaande informatie- en zorgplicht voor een werkgever mee, gericht op het in staat stellen van een werknemer vakantie op te nemen.

Het lijkt onvoldoende een vakantieregistratiesysteem te hanteren dat een werknemer de mogelijkheid biedt zijn saldo aan openstaande vakantiedagen in te zien. Een werknemer moet op precieze wijze en tijdig worden geïnformeerd dat bij het niet op tijd opnemen van de wettelijke vakantiedagen, deze komen te vervallen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt deze verplichting vermoedelijk ook.

Doet de werkgever dat niet, vervallen de wettelijke vakantiedagen niet. Dit kan voor de werkgever een behoorlijke kostenpost opleveren, gelet op de waarde van openstaande vakantiedagen. In de rechtspraak wordt inmiddels aangenomen dat het vakantieloon, naast het ‘kale’ brutoloon bestaat uit: vakantietoeslag, onregelmatigheidstoeslag, ploegentoeslag, structurele overwerkvergoeding, provisie, gratificatie, winstdeling, bonus en vaste eindejaarsuitkering (zie over de waarde van de vakantiedag het artikel van mijn collega Mick Hurks).

Tip voor de praktijk

Zorg voor een vakantieregistratiesysteem waarin werknemers een actieve melding krijgen over hun saldo aan vakantiedagen en wanneer deze komen te vervallen/verjaren. Bij flinke stuwmeren (uit het verleden) kan nog een extra mailtje vanuit HR worden gestuurd. Neemt een werknemer deze vakantiedagen alsnog niet op, kan de werkgever in ieder geval aantonen dat dit kennelijk welbewust en met volledige kennis van de gevolgen is gebeurd.

Dit komt niet ten goede van de administratieve rompslomp, maar kan de werkgever aan het eind van de rit een flinke kostenpost aan openstaande vakantiedagen besparen.

Meer vragen over dit onderwerp? Neem contact op met Ilaha Muhseni of één van de andere arbeidsrechtspecialisten van Höcker Advocaten.