Verkrijgen ontslagvergunning van het UWV bij bedrijfseconomische redenen

Hoewel bedrijven regelmatig reorganiseren – waarbij het geen uitzondering is dat er in een reorganisatie functies komen te vervallen – blijkt in de praktijk toch dat het geregeld misgaat en het UWV een ontslagaanvraag afwijst. Dat is natuurlijk zonde en brengt onnodige kosten en vertraging met zich mee. In deze blog wordt beknopt zowel de procedure als de vereisten voor een succesvolle ontslagaanvraag vanwege bedrijfseconomische redenen bij het UWV beschreven.

De procedure

De ontslagprocedure start met het versturen van een zogeheten ‘formulier A’ aan het UWV. Hierin staan de basisgegevens van de werkgever, en ook de gegevens van de betreffende werknemer(s) moeten worden ingevuld. Wil de werkgever eerst met de werknemer onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst? Dan kan hij met dit formulier 14 dagen uitstel vragen om dat te doen. Lukt het niet om binnen die termijn tot overeenstemming te komen, dan zal het UWV de ontslagaanvraag verder in behandeling nemen en moet werkgever vervolgens formulieren B en C (de onderbouwing van het ontslag) inclusief bijlagen indienen.

Is de aanvraag compleet, dan krijgt de werknemer de gelegenheid om binnen twee weken verweer te voeren. Afhankelijk van de procedure kan het UWV vervolgens de werkgever en werknemer nog de gelegenheid geven om op elkaars standpunten te reageren. Het UWV streeft ernaar een beslissing te nemen binnen vier weken na ontvangst van de complete aanvraag.

De inhoud van de ontslagaanvraag (formulieren B en C)

Bij een ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen moet de werkgever aannemelijk maken dat:

1. de arbeidsplaats van de werknemer structureel vervalt door beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of door maatregelen die om bedrijfseconomische redenen noodzakelijk zijn voor een doelmatige bedrijfsvoering;
2. de ontslagvolgorde op de juiste wijze is vastgesteld;
3. er geen mogelijkheid is om de werknemer binnen de redelijke termijn (al dan niet met behulp van scholing) te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of groep, of dat herplaatsing niet in de rede ligt.

 
Structureel verval

Het UWV beoordeelt of aannemelijk is dat de arbeidsplaats van de werknemer structureel vervalt door beëindiging van werkzaamheden van de onderneming of maatregelen die om bedrijfseconomische redenen noodzakelijk zijn voor een doelmatige bedrijfsvoering. De werkgever heeft de vrijheid de onderneming zo te kunnen inrichten dat het voortbestaan daarvan ook op langere termijn is verzekerd.Het UWV toetst deze beslissing dan ook met een zekere mate van terughoudendheid. Wel beoordeelt het UWV of de werkgever zich voldoende heeft verantwoord voor de genomen beslissing.

Juiste ontslagvolgorde

Voor het bepalen van de ontslagvolgorde moet het afspiegelingsbeginsel worden gehanteerd. Dit afspiegelingsbeginsel wordt per bedrijf(svestiging) toegepast binnen een categorie uitwisselbare functies. Afspiegeling is niet aan de orde als een unieke functie vervalt, of als een hele categorie uitwisselbare functies verdwijnt.

Hoe werkt afspiegelen?

Afspiegelen werkt, samengevat, als volgt:

1. stel de bedrijfsvestiging vast;
2. bepaal binnen die vestiging de categorie uitwisselbare functies waarin arbeidsplaatsen vervallen;
3. deel de werknemers in die categorie in vijf leeftijdsgroepen in: 15-25, 25-35, 35-45, 45-55 en 55 jaar en ouder;
4. verdeel de ontslagen zo over de leeftijdsgroepen dat de leeftijdsopbouw vóór en na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk blijft;
5. binnen elke leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.

 
Het personeelsbestand wordt vastgesteld op een peildatum, in de regel de datum van de indiening van de ontslagaanvraag bij het UWV. Niet-reguliere arbeidsrelaties in dezelfde categorie, zoals uitzendkrachten en gedetacheerden, of arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die binnen 26 weken na de peildatum van rechtswege eindigen, moeten eerst worden beëindigd. Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd welke niet binnen 26 weken na de peildatum van rechtswege eindigt, worden wel meenomen in de afspiegeling. Geldt voor een werknemer een opzegverbod, dan kan hij ondanks de uitkomst van de afspiegeling niet voor ontslag worden voorgedragen; in dat geval schuift de eerstvolgende werknemer uit dezelfde leeftijdsgroep naar voren.Een versimpeld voorbeeld: in de categorie verkoper werken twintig werknemers, zes arbeidsplaatsen vervallen.

De ontslagen worden zo over de leeftijdsgroepen verdeeld dat de leeftijdsopbouw zo veel mogelijk behouden blijft. Binnen iedere leeftijdsgroep komen vervolgens in beginsel de werknemers met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.

Wanneer zijn functies uitwisselbaar?

Functies zijn uitwisselbaar als ze vergelijkbaar zijn qua inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie, én gelijkwaardig zijn qua niveau en beloning. Functiebeschrijvingen spelen daarbij een belangrijke rol.

Herplaatsing

Het UWV beoordeelt of aannemelijk is dat de werknemer niet, al dan niet met behulp van scholing, kan worden herplaatst in een andere passende functie binnen de onderneming of groep, of dat herplaatsing niet in de rede ligt. De periode waarin de werkgever inspanningen moet verrichten om de werknemer te herplaatsen, begint op het moment dat de werkgever weet dat de arbeidsplaats van de werknemer komt te vervallen en eindigt na afloop van de, in de wet genoemde, redelijke herplaatsingstermijn. De redelijke herplaatsingstermijn voor de werknemer is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn die voor de werkgever geldt en gaat in op de datum van de beslissing van het UWV op de ontslagaanvraag.

Passende functie    
Volgens de Ontslagregeling is sprake van een passende functie wanneer deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Indien een onderneming deel uitmaakt van een groep, worden bij de beoordeling of een passende functie beschikbaar is mede arbeidsplaatsen in andere tot deze groep behorende ondernemingen betrokken. Van de werkgever wordt een actieve, op de persoon van de werknemer gerichte benadering gevergd, die inhoudt dat de werkgever de werknemer actief moet begeleiden en initiërend te werk gaat. Het ligt op de weg van de werkgever om te stellen, en zo nodig met stukken te onderbouwen, dat hij heeft gedaan wat mogelijk was en in de rede lag om de werknemer te herplaatsen.

Tips voor de praktijk

• Zorg dat het A-formulier door het UWV is ontvangen een dag vóór je in gesprek gaat met de werknemer. Meldt de werknemer zich daarna ziek? Dan geldt het opzegverbod tijdens ziekte niet;
• Zorg voor functiebeschrijvingen van de oude en nieuwe functies en een helder organogram. De werkgever moet aannemelijk maken dat functies juist wel of juist niet uitwisselbaar zijn;
• Check tijdig of er opzegverboden van toepassing zijn op de betreffende werknemers en wanneer deze eventueel aflopen;
• Beëindig eerst niet-reguliere arbeidsrelaties in een categorie uitwisselbare functies;
• Neem herplaatsingsonderzoek serieus en leg het schriftelijk vast: het zal niet de eerste keer zijn dat een UWV-aanvraag alleen daarop wordt afgewezen.